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★ビジネス文書入門ー挨拶状、礼状、報告書、議事録等の書き方のコツと文例

議事録の書き方をマスターしよう!

会議の記録を残しておくための議事録の書き方をしっかりと理解することは重要です。簡潔にまとめるためにも、基本的な書き方、書式をつかんでおきましょう!

議事録の作成方法


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議事録の作り方は、ビジネスにおける基本的スキルの一つです。

企業内や取引先との打合せなど、ビジネスの世界では、ミーティング、会議の内容を記録に残しておくため議事録を作成する機会が多いものです。

会議の参加者が、討議内容や今後の検討課題などを確認しあうとともに、会議に参加していない関係者への、会議の内容を文書で連絡、発送する意味もあります、

議事録の書き方で、留意すべきポイントは、内容を正確に記録することにあります。そのためにも、議事録を作成したら、配布(電子メール、文書、Faxなど)する前に、一度関係者・担当者などに内容をチェックしてもらい、内容に間違いないか確認しておくことが大切になります。

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議事録の書き方のポイント



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町内会・自治会・管理組合役員のスピーチ・挨拶

議事録の<書き方の主なポイントは、一般に、長々とミーティングの討議内容やプロセスを書くのではなく、必要な事項のみを簡潔にまとめることです。また、読み易いく、また一目見れば、要点が分かるよう箇条書きで作成するようやり方を工夫しましょう。

以前に作られた議事録の見本やサンプルを参考に、そのフォーマットをテンプレートとして活用すると良いでしょう。

議事録の作り方のポイント、ノウハウは、

1)必要事項は漏らさずに書く(日時、場所、出席者、議題、討議内容、今後の検討項目など)
2)内容は正確に(数値、討議結果、会議の経過など)
3)必要項目を簡潔明瞭に記載する。

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株主総会の議事録



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町内会・自治会・管理組合役員のスピーチ・挨拶

株式会社は、株主総会を開催した場合、議事録を作成しなければなりません。株主総会議事録の記載事項やフォームは、会社法で定められていますので、ネットからフォーマット、見本などをダウンロードして、使うことが出来ます。

なお、会社法では、株式会社の議事録は、書面または電磁的記録(インターネット)で作成することになっています。

株主総会の議事録の作り方として、内容として、

1.株主総会の日時・場所・出席方法
2.株主総会の議事の経過の要領およびその結果
3.株主総会で述べられた意見、発言内容の概要
4.株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計検査人の氏名または名称
5.株主総会の議長の氏名
6.議事録の作成に係わる取締役の氏名



議事録の文例



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  ≪議事録の作り方のサンプル≫

    第10回 ○○町内会役員会議事録
1.日 時 201*年5月23日(月) 19時〜21時
2.場 所 町内会集会所 洋間
3.出 席 久保田会長、阪上副会長、西田総務会長・・・・
4.議 題
 1)夏祭りの開催要領
  今年も、例年通り、お盆に町内会盆踊りを開催。但し、食中毒などの問題が発生しないよう衛生面での管理を徹底する。
 2)町内会費の納入状況
  現在会費納入率は、85%。転出、転入などのため、各世帯へのフォローが充分出来ていない。総務会長が責任をもって、フォローしていく。
 
  ・・・・・・・・

町内会・自治会・管理組合役員のスピーチ・挨拶
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